주소 확인부터 출력·진행 기록까지, 우편 업무 연결하기

자료에 주소가 있다고 우편을 바로 보낼 수 있는 것은 아니었다. 수신 정보를 확인하고, 출력할 내용을 준비하고, 실제로 어디까지 처리했는지 기록하는 일이 남아 있었다.

각각의 작업을 따로 끝내면 앞에서 확인한 내용을 다음 단계에서 다시 찾아야 했다. 작업 중 수정한 정보가 다른 화면이나 출력물에도 맞게 이어지는지 확인할 필요도 있었고.

주소 자료를 조회하는 기능에서 시작해, 확인·발송 준비·출력·진행 기록을 연결하는 관리 흐름을 만들었다. 이 글에는 그중 공개할 수 있는 작업 과정과 확인한 범위를 담았다.

자료 확인과 실제 작업의 진행을 함께 보기

처음 받은 자료는 보존하면서, 작업 중 확인하거나 수정한 내용과 진행 상황을 관리할 수 있도록 구성했다. 추가 확인이 필요한 정보는 사람이 다시 살펴볼 수 있게 남겼다.

화면에서는 지금 보고 있는 정보와 함께 더 확인할 내용, 다음에 할 일도 알 수 있어야 했다.

화면을 정리할 때는 한 건의 업무를 처음부터 끝까지 따라가 봤다. 확인한 내용을 어디에서 다시 찾는지, 다음 단계로 넘어갈 때 정보가 빠지지 않는지, 수정한 내용이 남는지를 살폈다.

전체 흐름은 네 단계로 나눴다.

중간에 정보가 바뀌거나 확인이 더 필요한 경우에도 작업을 이어갈 수 있도록 했다. 앞 단계에서 확인한 결과가 다음 단계에도 이어지는지 확인하면서.

실제 사용 흐름에서는 주소를 확인할 때마다 새 창이 쌓이거나, 확인한 항목을 목록에서 다시 찾아야 하는 불편이 있었다. 이런 동작을 줄이고 확인한 결과가 화면에 이어지도록 보완했다.

기능이 각각 동작해도 전체 작업이 매끄럽게 이어지지는 않았다. 한 항목을 확인한 다음 어디로 돌아와야 하는지, 방금 본 항목을 다시 찾아야 하는지에서 불편이 생겼다.

기능을 추가한 뒤에는 같은 업무를 한 번 더 따라가 봤다. 화면을 오가며 반복 확인하는 지점을 찾고, 필요한 정보가 다음 동작에서도 보이도록 수정했다.

파일을 만든 시점과 실제 우편을 보낸 시점은 다르다. 인쇄 전에 정보를 고칠 수도 있고, 아직 처리하지 않은 일이 남을 수도 있다.

이를 모두 같은 완료 상태로 표시하면 어디까지 진행됐는지 다시 확인해야 한다. 그래서 출력 준비와 실제 발송 진행을 구분하고, 처리한 범위와 남은 일을 기록에 남기도록 했다.

출력 이후 수정한 내용도 확인 대상이었다. 작업 막바지에 파일에서 정보를 고쳤다면, 다음 작업에서도 그 수정 내용을 확인할 수 있어야 했다. 파일과 관리 화면이 서로 다른 정보를 갖고 있으면 다시 확인하는 일이 생겨서.

마지막 수정과 진행 기록을 맞춰 확인할 수 있는 절차를 마련했다. 자료를 불러오는 것에서 시작해 실제 업무가 끝나는 지점까지 관리 흐름에 포함했다.

자료 확인, 발송 준비, 출력, 진행 기록을 연결하는 기능을 구현하고 주요 흐름을 검증했다. 작업 중 확인한 불편은 화면과 절차를 수정하는 데 반영했다. 실제 배달 결과나 회신·매출 효과를 성과로 확인한 것은 아니다.

업무 흐름을 정의하고 확인이 필요한 지점을 정하는 일, 사용 과정의 검수와 수정 결정은 직접 맡았다. AI는 정한 흐름에 맞춰 화면과 기능을 구현하고 테스트하는 데 참여했다.